Datenschutz ist Vertrauenssache und Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Obwohl wir den Umgang mit unseren Personendaten nicht geändert haben, informieren wir Sie gemäss den Vorgaben des revidierten Datenschutzgesetzes per 1. September 2023, wie wir mit den Personendaten unserer Versicherten, Mieter und Hypothekarnehmer umgehen.

Es ist uns ein Anliegen, dass Sie über die Bearbeitung Ihrer Personendaten umfassend informiert sind. Es ist uns wichtig, dass Sie verstehen:

• welche Personendaten wir über Sie bearbeiten;
• zu welchem Zweck wir Ihre Personendaten verwenden;
• wer Zugang zu Ihren Personendaten hat;
• wie lange wir Ihre Personendaten aufbewahren;
• was mit Ihren Personendaten nach Ablauf unserer Geschäftsbeziehung resp. nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist geschieht.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle unsere Dienstleistungen und Aktivitäten, soweit wir Ihnen dafür nicht eigene Datenschutzerklärungen zur Verfügung stellen.

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist die nachfolgende Pensionskasse entweder allein oder zusammen mit anderen verantwortlich:

Ascaro Vorsorgestiftung
Belpstrasse 37
3007 Bern

Für datenschutzrechtliche Anfragen können Sie uns wie folgt erreichen:

E-Mail-Adresse:
Libera AG, datenschutzberater.pk@libera.ch

Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, d. h. die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen.

 «Besonders schützenswerte Personendaten» sind Kategorien von Personendaten, die besonders heikel sind, weshalb deren Bearbeitung besonderen Anforderungen unterstehen kann. Als besonders schützenswerte Personendaten gelten z. B. Gesundheitsdaten und Daten über strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Sanktionen sowie über die soziale Hilfe. 

In Ziff. 5 finden Sie Angaben zu den Daten, die wir im Rahmen dieser Datenschutzerklärung bearbeiten.

Mit «Bearbeiten» ist jeder Umgang mit Personendaten gemeint, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Ver- wenden, Bekanntgeben und Löschen.

Unsere Datenbearbeitungen können insbesondere die folgenden Personen («betroffene Personen») betreffen:

• Aktiv versicherte Personen, die bei einem uns angeschlossenen Arbeitgeber tätig und infolgedessen berufsvorsorgeversichert sind
• Personen, die Alters-, Invaliden- oder Hinterlassenenleistungen beziehen
• Drittpersonen, die mit denjenigen Personen, welche bei uns versichert sind, rechtlich verbunden sind
• Mieter unserer Liegenschaften
• Hypothekarnehmer
• Kontaktpersonen unserer Anschluss- und Geschäftspartner
• Anspruchsteller, haftpflichtige Personen und weitere Beteiligte
• Mitglieder unserer Organe

Bearbeiten wir Daten von Dritten, die wir durch Sie erhalten haben, gehen wir davon aus, dass die betroffene Person über die Datenbearbeitung durch uns informiert und damit einverstanden ist.

Je nach Anlass und Zweck bearbeiten wir unterschiedliche Daten aus unterschiedlichen Quellen.

Im Bereich der obligatorischen Vorsorge bearbeiten wir Personendaten ausschliesslich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflicht. Im überobligatorischen Bereich richtet sich die Bearbeitung von Personendaten nach dem Vorsorgevertrag und dem Vorsorgereglement. Sind Sie Mieter einer unserer Liegenschaften oder Hypothekarnehmer, so richtet sich der Zweck nach dem Abschluss und der Abwicklung des Miet- bzw. Hypothekarvertrages.

Zum obgenannten Zweck bearbeiten wir vor allem die nachfolgend beschriebenen Kategorien von Daten, wobei diese Aufzählung nicht abschliessend ist. Wenn sich Daten im Laufe der Zeit ändern, bewahren wir nebst dem aktuellen auch den früheren Stand auf.

Stammdaten

Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir für die Abwicklung unserer vertraglichen, gesetzlichen und sonstigen Beziehungen benötigen. Beispielsweise sind das: Name, Geschlecht, Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand und Sozialversicherungsnummer von Versicherten und Destinatären.

Die Stammdaten erhalten wir von Ihnen oder unseren Geschäftspartnern, die im Auftrag von uns tätig sind (beispielsweise Immobilienverwaltung).

Finanzdaten

Wir bearbeiten Lohndaten der aktiv versicherten Personen, um vor allem die nachfolgenden Werte zu bestimmen:

• Beitragshöhe
• Einkaufspotential
• Leistungshöhe bei Risikofällen (Tod, Invalidität und Alter)
• Altersguthaben

Die Lohndaten werden uns von Ihrem Arbeitgeber übermittelt.

Des Weiteren bearbeiten wir für die Leistungsausrichtung Bankdaten sowie beispielswiese Einkäufe in die berufliche Vorsorge und Auszahlung von Austrittsleistungen. Diese Daten erhalten wir von Ihnen.

Gesundheitsdaten

Gemäss unseren reglementarischen Bestimmungen kann bei Eintritt in unsere Vorsorgeeinrichtung eine Gesundheits­prüfung für den überobligatorischen Bereich vorgesehen sein. Die dafür benötigten Angaben erhalten wir von Ihnen oder von unserem Vertrauensarzt.

Um die Leistungspflicht bei Invaliditätsfällen abzuklären, können wir Akten bei der IV-Stelle (enthält meistens auch Akten der Krankentaggeldversicherung) und der Unfall­versicherung einholen. Darüber hinaus können wir Abklärungen bei Ihrem Arbeitgeber treffen.

Es kann vorkommen, dass Ihre Gesundheit Gegenstand eines Gerichtsverfahrens wird, weshalb wir auch Akten von Anwälten und Gerichten erhalten können.

Angaben zur sozialen Hilfe oder straf- und verwaltungsrechtlichen Sanktionen

Nehmen Sie Massnahmen der sozialen Hilfe in Anspruch oder läuft gegen Sie eine verwaltungsrechtliche oder strafrechtliche Sanktion, so erhalten wir diesbezügliche Angaben von dem Sozialamt, dem Betreibungsamt oder anderen zuständigen Behörden, sofern dies für uns relevant ist (Auszahlung einer Altersleistung ans Betreibungsamt oder ähnliches).

Sind Sie Mieter einer unserer Liegenschaften oder Hypothekarnehmer so haben Sie uns resp. unserem Auftragsbearbeiter (siehe («Dienstleister») bei Mietantritt einen Betreibungsregister­auszug zugestellt sowie sämtliche weiteren Angaben und Unterlagen auf dem Bewerbungs- bzw. Hypotheken-Antragsformular.

Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, bearbeiten wir Ihre Kommunikationsdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon­nummer etc.).

Diese Daten erhalten wir vorwiegend von Ihnen, können uns aber auch durch Dritte wie die Schweizerische Post (Adressaktualisierungen) oder durch Arbeitgeber und Vertragspartner bekanntgeben werden.

Sonstige Daten

Angaben über Beziehungen zu Drittpersonen, die von der Datenbearbeitung mitbetroffen sind, gehören zu diesen Daten, z. B. Partnerschaft, Kinder bei Begünstigten­erklärungen oder Kinderrenten.

Es kann vorkommen, dass wir Personendaten von Behörden und Ämter aller Art erhalten (Arbeitslosen­versicherung, Steuerbehörden, Ergänzungsleistungen etc.).

Darüber hinaus können wir für verschiedenen Prozesse Kenntnis von zivilrechtlichen Angelegenheiten erlangen (z.B. Grundbuchauszug, Testament, Scheidung). Diese Unterlagen erhalten wir jedoch ausschliesslich von Ihnen oder Ihren Nachkommen. 

Gemäss dem Datenschutzgesetz sind automatisierte, d.h rein computerbasierend und ohne Zutun eines Mitarbeiters, Einzelentscheidungen zu kennzeichnen. Je nach Vorgang, können solch automatisierte Einzelfallentscheidung in der beruflichen Vorsorge vorgenommen werden.

Solche automatisierten Entscheidungen werden von uns gekennzeichnet. Sie können auch bezüglich dieser automatisierten Einzelentscheidungen, die Rechte gemäss Ziff. 11 geltend machen.

Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf Ihre Personendaten, soweit dies für den Bearbeitungszweck und die Tätigkeiten der betreffenden Mitarbeiter erforderlich ist. Die Mitarbeiter handeln nach Weisung und sind im Umgang mit Ihren Personendaten zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

Im Weiteren können folgende Institutionen Kenntnis von Ihren Daten erlangen:

Behörden und Ämter

Es kann vorkommen, dass wir Personendaten von Ihnen aufgrund gesetzlicher Pflichten an Behörden und Ämter bekanntgeben (Arbeitslosenversicherung, Ergänzungsleistungen, Sozialamt, Fachstelle bei Vernachlässigung der Unterhaltspflicht).

Gerichte

Bei sozialversicherungsrechtlichen Streitigkeiten oder familien- oder erbrechtlichen Streitigkeiten kann eine Datenbekanntgabe durch uns an das zuständige Gericht erforderlich sein.

Experte der beruflichen Vorsorge

Ihre Personendaten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflicht an den Experten der beruflichen Vorsorge bekanntgegeben. Wer diese Tätigkeit für uns wahrnimmt, können Sie dem Jahresbericht entnehmen.

Revisionsstelle

Ihre Personendaten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflicht auch an die Revisionsstelle bekanntgegeben. Wer diese Tätigkeit für uns wahrnimmt, können Sie dem Jahresbericht entnehmen.

Finanzielle Institutionen

Bei Eintritt/Austritt, WEF-Vorbezug, Leistungsaus­richtungen etc. geben wir Personendaten an Banken, andere Pensionskassen sowie Freizügigkeitsein­richtungen bekannt.  

Dienstleister

Wir können Ihre Personendaten an Dritte weitergeben, wenn wir deren Dienstleistung in Anspruch nehmen wollen («Auftragsbearbeiter»). Dabei geht es vor allem um die folgenden Bereiche: 

• Anwalt/Rechtsberatung
• IT-Dienstleistungen
• Immobilienbewirtschaftung
• Hypothekardienstleister

Wir arbeiten vorwiegend mit Dienstleistern im Inland zusammen. Wir geben den Dienstleistern jeweils die für ihre Leistungen erforderlichen Daten bekannt und stellen durch unsere Auswahl und geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitungszeit auch durch die Dienstleister eingehalten wird.

Grundsätzlich werden Ihre Personendaten von uns nicht ins Ausland bekanntgeben, es sei denn, an Sie selbst.

Wie in Ziff. 7 erläutert, bearbeiten nicht nur wir Ihre Personendaten, sondern auch unsere Dienstleister. Grundsätzlich sorgen wir vertraglich dafür, dass Ihre Daten auch von unseren Dienstleistern nicht ins Ausland bekannt gegeben werden.

Unter Anwendung der neusten Technologien (z.B. Cloudlösungen) besteht jedoch eine Restrisiko, dass Ihre Daten ins Ausland gelangen. Die entsprechenden Länder verfügen möglicherweise nicht über Gesetze, die Ihre Personendaten im gleichen Umfang schützen wie in der Schweiz oder in der EU bzw. dem EWR -Raum (z.B. USA). Wir treffen deshalb vertragliche Vorkehrungen (oder verlangen von unseren Dienstleistern, diese Vorkehrungen zu treffen), um den schwächeren gesetzlichen Schutz vertraglich auszugleichen. Dazu verwenden wir i. d. R. die von der Europäischen Kommission und dem schweizerischen Datenschutz­ und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ausgestellten oder anerkannten Standardvertragsklauseln (weitere Angaben dazu und eine Kopie dieser Klauseln finden Sie unter Standard contractual clauses for controllers and processors in the EU/EEA (europa.eu), soweit der Empfänger nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt.

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbei- tungszwecke und vor allem die gesetzlichen Aufbewahrungs­fristen erfordern. Nach Ablauf der entsprechenden Fristen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Personendaten.

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und treffen sowohl technische (Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Protokollierung, Zugriffsbeschränkungen, regelmässige Backups etc.), als auch organisatorische (Weisung und Schulung von Mitarbeiter, Vertraulichkeitsvereinbarungen etc.) Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren und sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen.

Sofern der entsprechende Bereich in unserer Kontrolle ist, schützen wir Ihre Daten, die über unsere Webseiten übermittelt werden durch geeignete Verschlüsselungs­mechanismen.

Damit Sie die Kontrolle über Ihre Personendaten behalten, haben Sie im Zusammenhang mit der Datenbearbeitung durch uns verschiedene Rechte:

• das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten;
• das Recht, dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind;
• das Recht, unserer Bearbeitung zu bestimmten Zwecken zu widersprechen und die Einschränkung oder Löschung von Daten zu verlangen, sofern wir nicht zur weiteren Bearbeitung verpflichtet oder berechtigt sind;
• das Recht, von uns die Herausgabe bestimmter Personen­daten in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen;
• das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

Wenn wir Sie über eine automatisierte Entscheidung informieren (Ziff. 6), haben Sie das Recht, eine Überprüfung der jeweiligen Entscheidung durch eine natürliche Person zu verlangen.

Beachten Sie bitte, dass für die Ausübung dieser Rechte bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen und dass Ausnahmen oder Einschränkungen gelten können (z. B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Weiter weisen wir Sie darauf hin, dass gemäss gesetzlichen Bestimmungen Kostenbeteiligungen bis 300 CHF anfallen können. Wir werden Sie ggf. entsprechend informieren.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dieser Datenschutzerklärung nicht einverstanden sind, teilen Sie das uns bitte unter der in Ziff. 2 angegebenen Kontaktadresse mit.

Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit angepasst werden. Sie werden von uns aktiv über allfällige Änderungen informiert. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.

Version September 2023/Ascaro Vorsorgestiftung